Klucze do skutecznego prezentowania danych
Najważniejsze wnioski: Dobra prezentacja danych minimalizuje „obciążenie kognitywne” odbiorców, dzięki czemu łatwiej im podjąć decyzję. Do porównań używaj wykresów słupkowych, a do zmian w czasie – wykresów liniowych. Unikaj „slidumentów”, czyli slajdów z nadmiarem tekstu, które rozpraszają uwagę publiczności. Mapy ciepła (heatmapy) ułatwiają odczytanie dużych, złożonych tabel danych.
Jednym z największych błędów, jakie ludzie popełniają podczas przygotowywania prezentacji danych, jest niedoprecyzowanie celu czyli tego, co chcą, aby odbiorcy zrobili. Wszyscy mówią dziś o „data-driven…”. Marketing oparty na danych, rozwój produktu oparty na danych, zarządzanie oparte na danych itd. Oznacza to, że prezentacje danych nie są prowadzone w oderwaniu od rzeczywistości – powstają i są przedstawiane, aby pomóc ludziom podjąć decyzje.
Oznacza to, że jednym z kluczowych aspektów prezentacji danych jest „obciążenie kognitywne” – czyli ilość uwagi i skupienia, jaką odbiorca musi poświęcić, aby zrozumieć przedstawiane dane (informacje). Im więcej pracy musi wykonać odbiorca, aby zrozumieć to, co prezentujesz, tym mniej energii pozostanie mu na faktyczne podjęcie decyzji. Istnieje wiele badań potwierdzających, że zmęczeni ludzie podejmują gorsze decyzje.[1]
Poniżej znajduje się kilka praktycznych zasad, które pomogą Ci zmniejszyć obciążenie kognitywne uczestników i wsparcie ich w podejmowaniu lepszych decyzji (a także w dobrym samopoczuciu związanym z tymi decyzjami).
Używaj odpowiedniego wykresu do prezentowanych informacji.
To prawdziwy slajd z konferencji. Bez animacji – wygląda właściwie tak, jak widzicie go tutaj. Podczas prezentacji nie było od razu jasne, o którym wykresie mówi prelegent. A to była duża aula! Siedziałem w 3/4 długości sali i nie mogłem odczytać większości tekstu. Na wykresie w prawym górnym rogu, „Top 3 service areas…” (3 najważniejsze obszary usług…), wiele osób nie zauważa, że są tam 3 słupki, ponieważ kolor pierwszego słupka jest bardzo zbliżony do koloru tła.
Jak można to zrobić lepiej?
Przede wszystkim używaj bardziej kontrastujących kolorów. Białe tło może być „nudne”, ale jest łatwiejsze dla umysłu. A jeśli używasz ciemnego tła, upewnij się, że wszystkie elementy są duże, łatwe do odczytania i wykorzystują jasne (silnie kontrastujące) kolory.
Innym istotnym elementem jest to, „co chcesz przekazać”. Wykresy słupkowe służą do porównań. Wykresy liniowe służą do przedstawiania „zmiany w czasie”. Na pierwszym slajdzie wszystkie 4 wykresy w rzeczywistości przedstawiają zmianę w czasie. Dlatego 3 proste wykresy słupkowe powinny być wykresami liniowymi. Wykres słupkowy skumulowany również pokazuje pewną zmianę, ale to, co komunikuje, to fakt, że zmiany są niewielkie i że lokalizacja centrów GBS jest względnie stabilna.
Innym rodzajem slajdów, które są często źle wykorzystywane, są slajdy z tekstem.[2]
Slajdy takie jak ten po lewej stronie są dość powszechne. Garr Reynolds nazywa je „slidumentem” – zawierają zbyt dużo tekstu, aby były slajdem, ale zbyt mało, aby były prawdziwym dokumentem.
Ten slajd ma 2 wady: zawiera zbyt dużo tekstu i ma całkowicie błędnie ustawiony akcent. Wykres słupkowy pokazuje zmianę (drastyczny spadek), ale rzeczywisty przekaz slajdu koncentruje się bardziej na chwili obecnej niż na przeszłości. Niektórzy naprawiają to, ograniczając tekst i skupiając się na najważniejszym przekazie, na przykład tak:
Problem polega na tym, że wciąż jest tam dużo tekstu (i bardzo małego tekstu). Taki tekst może być odpowiedni w materiałach rozdawanych po wystąpieniu, jednak jeśli wyświetlisz go na ekranie podczas konferencji lub prezentacji, publiczność skoncentruje się na czytaniu i rozumieniu „drobnego druku”. W efekcie może nie skupiać się na tym, co mówisz, i może przegapić Twój główny przekaz.
Oto rozwiązanie:
Tak, na pierwszy rzut oka może się to wydawać zbyt proste. Zastanów się więc chwilę: „Jak długo zajęło mi zobaczenie i przyswojenie tego tekstu, tych »20%«?”. W tym przypadku „20%” staje się „brakiem wiedzy”. Liczba pojawia się na ekranie, a wszyscy pytają: „Jakie 20%?” albo „20% czego?”. W ten sposób od razu przyciągasz ich uwagę przy minimalnym obciążeniu kognitywnym. Teraz możesz wyjaśnić, że tyle wynosił w 2012 roku odsetek dzieci, które miały tradycyjną, niepracującą zawodowo matkę (w porównaniu do 41% w 1970 roku).
Stąd możesz bardzo płynnie przejść do konsekwencji, jakie miało to dla rodzin i/lub społeczeństwa, albo dla rozwoju dzieci. Publiczność nie jest zmęczona czytaniem tego, co masz na ekranie, i może poświęcić więcej zasobów kognitywnych na słuchanie Twojego argumentu oraz zastanowienie się, jak powinna/może na niego zareagować.
Na koniec, jednym z najtrudniejszych do odczytania rodzajów slajdów (i jednym z najczęstszych) są slajdy z tabelami.
Większość osób czytających ten tekst albo w ogóle pominęła spojrzenie na te tabele (zbyt dużo patrzenia/myślenia), albo chciała przyłożyć palec do ekranu, aby śledzić kolumny i wiersze. W rzeczywistości większość z Was jest dość inteligentna i jest w stanie po prostu spojrzeć na tabele i śledzić informacje (w przeciwieństwie do mnie). Jeśli jednak te tabele byłyby 2 lub 4 razy większe, prawdopodobnie potrzebowalibyście jakiejś pomocy (np. palca), aby je śledzić.
Coś, co może w tym pomóc, to zastosowanie mapy ciepła (heatmapy).
W tym przykładzie kolor zielony wskazuje najsilniejszą cechę charakteru uczestników, a żółty – ich drugą najsilniejszą cechę. Od razu widać, że uczestnicy tej oceny wyraźnie skłaniają się w stronę cechy Int (Integrator) – innymi słowy, jako grupa są bardzo relacyjni. Widać też, że są słabi w cesze Push (Pusher), czyli w grupie nie ma wielu osób nastawionych na wyniki, które „popychają” innych do działania.
Mając tę informację, od razu widać, że zespół/grupa musi wprowadzić pewne zmiany, aby zapewnić terminowe wykonywanie pracy. Muszą rozwijać swoje umiejętności „Pushera” lub zaangażować więcej osób, które pomogą osiągać wyniki.
Podsumowując, tworząc slajdy do swojej prezentacji danych, pamiętaj o obciążeniu kognitywnym, jakie Twój slajd nakłada na odbiorców. Im niższe obciążenie, tym bardziej będą mogli skoncentrować się na działaniu zgodnie z Twoimi rekomendacjami… a im wyższe obciążenie, tym trudniej będzie im podjąć działanie, którego od nich oczekujesz. A przecież sprawienie, że ludzie będą działać na podstawie danych, to właściwie cel Twojej prezentacji, prawda?
Written by John Held
[1] Cognitive Load Theory – The Decision Lab
Decision fatigue – Wikipedia
[2] Example taken from Storytelling with Data: A Data Visualization Guide for Business Professionals by Cole Nussbaumer Knaflik.